Hoe Je Huurwaarborg Terugvorderen?

Stel, je huurovereenkomst loopt ten einde, wat gebeurt er dan met je huurwaarborg? Of je nu een betere huurwoning gevonden hebt, gaat samenwonen, zelf een huisje gekocht hebt, of de huisbaas vraagt je om te verhuizen, de procedure blijft in principe hetzelfde.

In eerste instantie moet het huurcontract op een correcte manier beëindigd worden, hetzij door de huurder of de verhuurder, of door natuurlijk tijdsverloop. Vervolgens moeten beide partijen akkoord gaan met het terug te vorderen bedrag. Normaalgezien heeft U als vertrekkende huurder recht op het volledige bedrag. Maar, de verhuurder kan een bedrag inhouden om bepaalde schade aan de woning of wanbetaling van het huurbedrag te vereffenen.

Laten we even een kijkje nemen naar de wettelijke bepalingen hieromtrent. In eerste instantie moet een huurovereenkomst eindigen alvorens de waarborg kan vrijgegeven worden. In tweede instantie moet u een bepaalde terugvorderingsprocedure volgen. Als er geen betwisting is, dan is deze vrij simpel.

Aangezien de Belgische wetgeving hieromtrent het meestomvattend is, zijn deze rubrieken geschreven vanuit dit standpunt, maar met duidelijke vermelding van enige verschillen voor Nederland of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, indien van toepassing.

Einde van het Huurcontract

Huurcontracten in België hebben normaal een natuurlijke loopduur van 9 jaar. Verloopt deze periode, en wil geen van beide partijen het contract opzeggen, dan is er geen vuiltje aan de lucht en kan dit contract gewoon doorlopen. Maar deze periode heeft wel een invloed bij het opzeggen van een huurcontract. Wil de huurder of verhuurder echter het contract vroegtijdig opzeggen, dan zijn hier andere voorwaarden aan verbonden.

In Nederland bestaat deze 9-jarige termijn niet. Dit betekent dat er geen verschillende provisies zijn voor dit unieke scenario. De opsplitsing wordt daar gemaakt in contracten van onbepaalde en contracten van tijdelijke duur, met elk hun eigen voorwaarden tot opzegging.

Een huurovereenkomst kan ook beëindigd worden voor andere redenen. Denk bijvoorbeeld aan overmacht, overlijden van de huurder of verhuurder en wanprestaties.

Procedure Huurwaarborg Terugvorderen

Je huurcontract is verlopen, voor welke reden dan ook, dus is het nu tijd om de waarborgsom of huurwaarborg terug te vorderen. De basis procedure is voor België en Nederland in principe hetzelfde, mits een paar kleine verschillen in tijdsbestek. Onafhankelijk van de methode waarop aan de huurwaarborgplicht werd voldoen, blijft de procedure tot het vrijgeven van dit bedrag hetzelfde.

De financiële instelling, natuurlijke of rechtspersoon die de huurwaarborg bijhield is enkel wettelijk verplicht deze terug te storten na een schriftelijke aanvraag met de eventuele benodigde bewijsstukken en papierwerk.

Een huurwaarborg terugvorderen op deblokkeren kan enkel gebeuren op twee manieren:

1. Normaal is een simpel akkoord tussen alle partijen voldoende.
2. Als er echter een conflict ontstaat tussen de verhuurder en de huurder over schade of andere aspecten van het contract, dan is een juridische beslissing soms nodig.

Documenten voor Terugvordering Huurwaarborg

Wanneer iedereen het uiteindelijk akkoord zijn over de deblokkering van de huurwaarborg en de eventuele verdeling, dan moet er een formulier ingevuld worden. Je drukt dit document vervolgens af, vult het compleet in en laat het ondertekenen door alle betrokken partijen.

Vervolgens heeft u de keuze uit vier opties om de waarborg te deblokkeren:

1. U kan alle originele papieren aan uw bank-, verzekeringsagentschap of andere waarborg instantie bezorgen via de post.
2. Je kan alle documenten via email naar de dienstverlener doorsturen.
3. Bij sommige zorgverleners werd al een onlinedienstverlening opgezet, zodat u een gescande versie van alle benodigde documenten kan opladen naar hun online dienstencentrum vanuit het comfort van uw woonkamer.
4. Alternatief kan u een afspraak boeken bij uw agentschap waar alle betrokken partijen samenkomen om de benodigde documentatie en formulieren in te vullen en samen te ondertekenen.

Benodigde Documenten voor Natuurlijk Persoon

1. Het ondertekende en ingevulde formulier tot aanvraag van de deblokkering van de huurwaarborg
2. Alle betrokken partijen moeten een kopie van hun identiteitskaart of paspoort toevoegen
3. Een kopie van de originele overeenkomst tot huurwaarborg of als alternatief het huurcontract. Op beide dienen duidelijk alle handtekeningen en namen van de betrokken partijen zichtbaar te zijn.

Aandachtspunten:

• A.  Als u de documenten via email doorstuurt, zorg er dan voor dat dit email adres al bij uw bank of verzekeraar geregistreerd werd om verwarring te voorkomen. Is dit niet het geval, bijvoorbeeld doordat u een nieuw email adres gebruikt, registreer dit dan eerst even online bij uw dienstverlener.
• B.  Alle formulieren dienen ondertekend te zijn door dezelfde personen die de oorspronkelijke overeenkomst ondertekenden. Als dit niet mogelijk is door overlijden of andere omstandigheden dan kan een curator, beheerder, of erfgenaam hun plaats innemen. Voeg in dit geval de aanstellingsakte en eventuele volmachten, alsook de identiteitskaart van deze persoon aan het dossier toe.

Benodigde Documenten voor Rechtspersoon

Punt 1 tot en met 3 zijn hetzelfde als bij een dossier ingediend door een natuurlijk persoon, zie hierboven. Daarnaast heeft u ook een kopie van de statuten zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (niet van toepassing voor Nederland).

Aandachtspunten:

• Punt A is ook hier van toepassing.
• B. Zorg ervoor dat het deblokkeringformulier ondertekend werd door de huidige en wettelijke vertegenwoordigers met bevoegdheid om voor de rechtspersoon te signeren.
• C. Als de originele ondertekenaars tijdens de huurperiode veranderd zijn, dan is daaromtrent bewijs nodig, zoals bijvoorbeeld een kopie van hun benoeming, alsook een kopie van hun identiteitskaart of paspoort.

Tijdsduur Terugvordering Huurwaarborg

De termijn waarin een huurwaarborg dient terugbetaald te worden na annulering van de huurovereenkomst en bereik van akkoord hieromtrent is niet echt wettelijk vastgelegd. Een normale periode wordt beschouwd als 1 maand na het opleveren van de woning, tenzij anders vermeld in het contract.

Dit wordt normaalgezien in de algemene voorwaarden van de overeenkomst opgenomen. Als dit niet het geval is, of een terugbetaling niet plaatsvindt binnen de overeengekomen termijn, dan kan u best de volgende stappen ondernemen:

1. Stuur een aangetekend schrijven naar de verhuurder waarin u vraagt om de huurwaarborg terug te storten binnen een bepaalde termijn. Als de vervaldatum al overschreden werd of er lag geen termijn vast, dan raden we aan om in beide gevallen 14 dagen te voorzien hiervoor.
2. Als er geen antwoord of terugbetaling volgt op de eerste periode, dan kan u best nog een aangetekende aanmaning sturen naar de verhuurder, voor nogmaals dezelfde periode van 14 dagen nadat hij tekende voor ontvangst. In deze aanmaning kan U best ook de kosten vermelden voor de dienstverlening van een incassobureau of deurwaarder ter terugvordering van uw waarborg. Doet u dit niet dan kan het zijn dat u zelf voor die kosten moet opdraaien als u op hun diensten beroep doet.
3. Als er ook op dit schrijven geen antwoord komt, dan kan u een incassobureau inschakelen. Hierbij geeft u de representatie voor dit dossier uit handen. Dit betekent dat u verder dan ook niet meer met de verhuurder communiceert, ook al probeert deze direct met u een minnelijke schikking te treffen.

Woning opleveren

Los van hoe uw huurcontract ten einde komt, een belangrijk onderdeel bij het terugvorderen van uw huurwaarborg of waarborgsom is de staat waarin u de woning of kamer oplevert aan de verhuurder. De oplevering is het moment waarbij de huurder controleert of er eventuele schade is aan de woning. Dit gebeurt samen met alle andere betrokken partijen.

Afhankelijk van wat er in het contract is vastgelegd moet de oplevering aan bepaalde voorwaarden voldoen om recht te hebben op een compleet terugstorten van uw huurwaarborg.

Een handig document hiervoor is de plaatsbeschrijving of plaatsbepaling. Hierin worden alle details over het pand bij de initiële verhuur opgenomen, om verwarring en complicaties te vermijden wanneer de huurovereenkomst ten einde komt.

Bovendien is er wetgeving voor de staat van een woning, wat de wettelijke verplichtingen zijn voor de huurder en de verhuurder, en wie er voor welke kosten moet instaan. In België is dit sinds 1 Januari 2019 zelfs wettelijk verplicht.

Een eindinspectierapport is het document dat door alle betrokken partijen ondertekend wordt na inspectie van de woning, zodat er na de oplevering geen complicaties of verdere verwarring meer mogelijk zijn.

Zowel in de initiële plaatsbeschrijving als in het eindinspectierapport neemt u best zoveel mogelijk fotografisch materiaal op. Voornamelijk de staat van kritische componenten zoals structurele elementen, sanitair, en vaste inboedel zijn hierbij van belang. Ook dit kan helpen om latere discussie te voorkomen.

Zo, hopelijk voelt u zich nu wat meer op uw gemak over deze normaliter vrij makkelijke procedure. Aangezien ING een van de weinige banken is die zowel in België als in Nederland actief zijn, raden wij u aan om voor meer informatie of eventuele vragen bij hen langs te gaan. Ze helpen u met plezier en deskundig advies graag verder.